Klachtencommissie

Waarom deze regeling klachtencommissie?

Het kan voorkomen dat een medewerker van RMS Logistics B.V. zich wil beklagen over (het achterwege blijven van) een door RMS Logistics B.V. te nemen of genomen beslissing die de medewerker persoonlijk raakt of over vermeend gedrag van een medewerker(s). De medewerker heeft het recht een klacht naar voren te brengen en gehoord te worden. Om individuele klachten professioneel en zorgvuldig te behandelen, is de regeling “individuele klachten van medewerkers” opgesteld. Deze regeling beoogt een bijdrage te leveren aan goede en rechtvaardige verhoudingen binnen RMS Logistics B.V.


Voor wie?

De regeling is van toepassing op alle medewerkers die binnen RMS Logistics B.V. werkzaam zijn op basis van: arbeidsovereenkomst.


Wanneer kan een medewerker een klacht indienen?

Een medewerker kan een klacht indienen:
1) in geval RMS Logistics B.V. met betrekking tot arbeidsvoorwaarden en/of arbeidsomstandigheden onredelijk zou hebben gehandeld door een bepaalde beslissing te nemen of na te laten en waardoor de medewerker meent in zijn gerechtvaardigde belangen te zijn geschaad;
2) in geval van vermeend discriminatoir handelen;
3) in geval van gewetensbezwaren die zich richten op de eigen taak van de betrokkene;
4) in geval van seksuele intimidatie, (non)verbale of lijfelijke intimiteiten, waarvan de geïntimideerde partij te kennen heeft gegeven hier geen prijs op te stellen;
5) in geval RMS Logistics B.V. een ingediende klacht die voldoet aan de voorwaarden van deze regeling niet nader onderzoekt;


Wat te doen indien een medewerker een klacht heeft?

Een medewerker kan een klacht indienen:
Voordat een medewerker officieel een klacht indient, moet er voorafgaand overleg hebben plaats gevonden:

• de medewerker maakt de klacht direct kenbaar aan de direct leidinggevende;
• de medewerker en de direct leidinggevende proberen in overleg tot een oplossing te komen;
• wanneer naar het oordeel van de betrokken medewerker de onvrede onvoldoende wordt weggenomen door de direct leidinggevende, wendt de medewerker zich tot de naast hogere leidinggevende. Deze neemt na overleg met de medewerker zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand na melding bij de naast hogere leidinggevende, een definitieve beslissing.

Indien het voorafgaand overleg geen uitkomst biedt, termijn niet gehaald wordt of de medewerker geen mogelijkheden heeft om zich tot een naast hogere leidinggevende te wenden kan de medewerker zijn klacht officieel indienen bij de klachtencommissie.


Wat is de procedure voor het formeel indienen van een klacht bij de klachtencommissie?

1) De medewerker (klager) dient zijn klacht schriftelijk in bij de juridisch beleidsmedewerker binnen RMS Logistics B.V..
De medewerker geeft hierbij het volgende aan:
• om welke beslissing het gaat of welke beslissing volgens de klager ten onrechte achterwege is gebleven
• op welke wijze de klager meent daardoor in zijn belangen te zijn geschaad;
• met wie en wanneer de klager het voorafgaand overleg heeft gevoerd en wat daarvan de uitkomst was;
• of de klager bijgestaan wordt of wil worden door een raadspersoon/ vertrouwenspersoon en wie dat is.

2) De juridisch beleidsmedewerker bevestigt schriftelijk het ontvangst van de klacht aan de medewerker en de betrokken leidinggevenden.

3) De juridisch beleidsmedewerker beoordeelt of de klacht voldoet aan de redenen zoals genoemd onder punt 1. Indien de klacht hieraan voldoet wordt de klacht door de juridisch beleidsmedewerker doorgestuurd naar de klachtencommissie en een afschrift hiervan naar het directiecomité. In uitzonderlijke gevallen wordt met de medewerker afgestemd of er een andere manier is om de klacht op te pakken.

4) De klachtencommissie neemt de klacht in behandeling waarbij de procedure voor de behandeling van klachten door de klachtencommissie wordt gevolgd.

5) De klachtencommissie geeft een oordeel over de gegrondheid van de ingediende klacht en geeft advies over mogelijk te nemen maatregelen.

6) Het directiecomité neemt, binnen vier weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie een besluit en maakt deze schriftelijk en gemotiveerd kenbaar aan de klager en aangeklaagde, met een afschrift aan de betrokken direct leidinggevende en de klachtencommissie.


Overige belangrijke aspecten van de individuele klachtenprocedure:

Periode indienen klacht
De officiële klacht moet binnen zes weken na de dag waarop zoals gemeld bij artikel 3 een definitieve beslissing is genomen of wordt geacht achterwege te zijn gelaten, worden ingediend bij de juridisch beleidsmedewerker. Wanneer een medewerker een voor hem geldende termijn heeft laten verstrijken, wordt zijn klacht niet behandeling genomen tenzij hij kan aantonen dat hij ten gevolge van buiten zijn schuld liggende oorzaken niet tijdig heeft kunnen klagen.

Schorsende werking
Het indienen van een klacht geeft aan de bestreden beslissing geen schorsende werking. Wanneer echter de medewerker bij de klacht duidelijk gemotiveerd schorsende werking van de beslissing vraagt, kan het directiecomité hangende de behandeling van de klacht de werking van de bestreden beslissing schorsen. De beslissing over het verzoek om schorsende werking wordt zo spoedig mogelijk gegeven en wordt de medewerker gemotiveerd en schriftelijk medegedeeld. Indien het verzoek om schorsende werking wordt toegewezen, bericht het directiecomité tevens degenen die dat behoren te weten om de schorsende werking te effectueren. Tegen de beslissing op het verzoek om schorsende werking staat geen beroep open.

Verhalen kosten
De medewerker die de klacht indient of degene op wie de klacht betrekking heeft, kunnen de kosten van eventuele juridische bijstand op de werkgever verhalen indien zij in gelijk gesteld worden gesteld.

Advies klachtcommissie
Van het advies van de klachtencommissie kan door het directiecomité uitsluitend gemotiveerd worden afgeweken indien hiervoor zwaarwegende redenen aanwezig zijn. Wanneer het besluit inhoudt dat de beslissing zoals die door de medewerker werd bestreden volledig teniet wordt gedaan, treedt deze met terugwerkende kracht in werking, mits dit uitvoerbaar is, tot het tijdstip waarop de bestreden beslissing werd genomen.

Besluit directiecomité
Het besluit van het directiecomité treedt, tenzij daarin afwijkend is beslist, met onmiddellijke ingang in werking. Tegen het besluit van het directiecomité is geen verder beroep mogelijk binnen RMS Logistics B.V.. Het directiecomité is verantwoordelijk voor het genomen besluit en ziet toe dat deze conform wordt uitgevoerd.

Geheimhoudingsplicht
Iedereen die bij de behandeling van een klacht is betrokken, dient geheimhouding in acht te nemen over hetgeen in het kader van die behandeling wordt vernomen, tenzij een wettelijk voorschrift tot bekendmaking daartoe verplicht.

Bescherming
Het directiecomité draag er zorg voor dat:
• de medewerker, vanwege het feit dat hij een klacht heeft ingediend;
• degene die de medewerker bijstaat bij de indiening/behandeling van de klacht en andere betrokkenen bij de indiening en behandeling van de klacht;
• niet worden benadeeld in zijn positie als medewerker.

Rapportage
De dossiers van de aan de klachtencommissie voorgelegde klachten worden door de juridisch medewerker tot maximaal vijf jaar na afronding op het secretariaat bewaard. Vanuit zijn positie dient de juridisch beleidsmedewerker op de hoogte te blijven van de klachten en de oplossing daarvan. De onafhankelijke borging is gericht op het bewaken en archiveren van de klachten en niet op de inhoudelijke behandeling/afhandeling van de klacht.

Extern beroep
Deze klachten en beroepsprocedure laat de mogelijkheid van geschilbeslechting door de gewone rechter onverlet.

Meer weten?

Bij vragen over de toepassing van deze regeling kunt u terecht bij uw leidinggevende.

Ook zijn de medewerkers van de P&O graag bereid om nadere informatie te verschaffen. De P&O is bereikbaar onder e-mail personeel@rmslogistics.nl